Setiap organisasi memiliki struktur organisasi, dimana setiap fungsi yang ada didalam organisasi diharapkan mampu bersinergi untuk mewujudkan visi, misi dan obyektif organisasi. Untuk bersinergi dengan baik dibutuhkan persyaratan maupun aturan main yang baku, diketahui, dipahami serta diterima oleh semua fungsi yang ada di dalam organisasi.
Persyaratan dan aturan main didalam organisasi harus merupakan bagian dari management system yang nantinya harus didokumentasikan dengan menggunakan Management System Document Standard Formate, serta disyahkan oleh management, sebelum dikomunikasikan ke seluruh jajaran organisasi untuk dipahami dan dilaksanakan.
Banyak perusahaan yang sudah memiliki formulir-formulir yang harus diisi sebagai bukti bahwa proses dan sistem telah dijalankan, namun SOP yang mengatur itu semua belum ada. SOP harus dibuat sedemikian rupa agar mudah serta cepat dipahami oleh orang-orang yang terlibat dalam proses dan sistem. Adanya SOP yang tepat akan mempermudah koordinasi di dalam Perusahaan serta lebih menjamin tercapainya standard kinerja yang diinginkan. Perusahaan seringkali menganggap pembuatan SOP sebagai suatu hal yang mudah karena hanya 'menuliskan apa yang dilakukan oleh setiap unit' saja, padahal penetapan outline dari SOP yang tepat membutuhkan sudut pandang strategis serta harus mampu mengakomodasikan formulir/records yang sudah ada dan digunakan di perusahaan.
Setelah selesai mengikuti program ini para peserta akan memiliki : (1) Pemahaman tentang pentingnya Management System untuk suatu organisasi yang ingin meningkatkan sinergi (2) Memahami cara membuat Bussiness Process yang menggambarkan system yang dianut oleh organisasi saat ini. (3) Memahami dan mampu menuliskan Standard Operating Procedure (manajerial maupun teknikal ) beserta Management System Documents lainnya yang terkait, dengan cara yang benar, konsisten dan mudah dipahami oleh pengguna ( users ).
Outline :
-
Hubungan antara Visi, Misi, Objectives, Management System
-
Menetapkan Management System Documents yang diperlukan
-
Hubungan antara Management System, Business Process dan Standard Operating Procedure ( manajerial dan teknikal ).
-
Flow Charting untuk menggambarkan saling ketergantungan antar fungsi dalam system serta urusan aktivitas dalam suatu proses.
-
Menetapkan Format Standard untuk penulisan Standard Operating Procedure ( Manajerial dan teknikal )
-
Latihan membuat Business Process
-
Latihan membuat Flow Chart
Latihan membuat SOP manajerial dan teknikal
